BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Sistem
Sistem yaitu sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:21). Jadi sistem teridiri dari unsur-unsur yang berbeda. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan dan dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem serta merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Dari pengertian diatas dapat diurai lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari dari sub sistem yang lebih lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk sub sistem tersebut.
2. Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan Sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, dan dengan proses yang tertentu pula.
4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem lain yang Lebih Besar. Setiap sistem memiliki keterkaitan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya yang tidak dapat dipisahkan.
2.2. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi (Bodnard dan Hopwood, 2000:23).
Sistem informasi merupakan kombinasi manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi atau transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat (La Midjan, 2000:10)
Berdasarkan hal-hal tersebut diatas dan pengertian-pengertian mengenai sistem akuntansi sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan merupakan metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokan, mencatat, melaporkan transaksi penjualan, dan untuk menyelengarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dan transaksi penjualan tersebut yang diperlukan guna memudahkan pengendalian penjualan perusahaan.
2.3. Pengertian Penjualan
Penjualan adalah suatu kegiatan dimana perusahaan atau penjual menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli, dan kemudian pembeli melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang diterimanya dengan cara tunai atau kredit.
Penjualan tunai adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan barang kemudian diserahkan pembeli dan transaksi penjualan tunai dicatat perusahaan (Mulyadi, 2001:3). Sedangkan penjualan kredit adalah penjualan yang dilaksanakan perusahaan dengan cara mengirimkan harga sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001:3).
Dengan adanya aktivitas penjualan, maka terjadilah pertukaran barang atau jasa, antara pembeli dan penjual, yang berakibat pembeli meperoleh barang atau jasa sedangkan penjual memperoleh pembayaran baik berupa uang atau Check.
2.3.1. Klasifikasi Transaksi Penjualan
Menurut La Midjan (2000:170-171) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi I” berikut ini
Ada 6 Klasifikasi transaksi penjualan yaitu:
1. Penjualan secara tunai yaitu penjualan yang bersifat cash atau penjualan kontan. Pembayaran dalam jangka waktu satu bulan termasuk kedalam pembayaran kontan.
2. Penjualan secara kredit yaitu penjualan dengan pembayaran yang dilakukan secara langsung dengan waktu rata-rata diatas satu bulan.
3. Penjualan secara tender yaitu penjualan yang dilakukan melalui posedur tertentu untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut.
4. Penjualan secara ekspor yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pembeli dari luar negeri yang mengimpor barang tersebut.
5. Penjualan secara konsinyasi yaitu penjualan secara titipan melalui penjualan lain.
6. Penjualan secara grosir yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi sebagai perantara pabrik dengan pedagang.
2.3.2. Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008:210) penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
Adapun prosedur-prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a). Prosedur order penjualan.
Dalam prosedur ini bagian penjual menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Bagian penjualan kemudian membuat faktur penjulan dan mengirimkannya kepada bagian yang lain untuk memungkinkan bagian tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
b). Prosedur Pengiriman.
Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan yang diterima dari bagian gudang.
c). Prosedur Pencatatan Piutang.
Dalam Prosedur ini bagian akuntansi mencatat teembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang.
d). Prosedur Penagihan.
Dalam prosedur ini bagian pengihan menerima faktur penjulan dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik bagian penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pembeli tadi yang dilampiri dengan faktur penjulan.
e). Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mancatat transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan.
2.3.3. Dokumen-Dokumen Dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi ( 2008:214) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya.
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Surat order pengirimana terdiri dari beberapa macam yaitu sebagai berikut :
1). Surat Order Pengniriman, merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.
2). Tembusan Kredit (Credit Copy), dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kreditdari fungsi kredit.
3). Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy), dokummen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberi tahu bahwa orderny telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4). Surat Muat (Bill of Lading), tembusan surrat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 rangkap, 2 lembar unutk perusahaan angkutan umum dan yang satunya lagi disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
5). Slip Pembungkusan (Packing Slip), dokumen ini ditempelkan pada pembungkusan barang berguna untuk memudahkan penerimaan barang.
6). Tembusan Gudang (warehouse Copy), tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum didalamnya.
7). Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy), Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsip oleh fungsi penjualan menurut tanggan pengiriman yang dijanjikan.
2. Faktur Penjualan dan Tembusan.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang tembusan surat order pengiriman terdiri dari :
1). Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi pengihan kepada pelanggan.
2). Tembusan Piutang merupakan tembusan faktur yang dikirim oleh fungsi penagihan dan akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang kedalam buku besar.
3. Rekapitulasi harga pokok penjulan.
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
4. Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasas pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.4. Pengertian SIA Penjualan
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi (Bodnard dan Hopwood, 2000:23).
Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ) (Baridwan, 1996:4).
Berdasarkan hal-hal tersebut diatas dan pengertian-pengertian mengenai sistem akuntansi sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan merupakan metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokan, mencatat, melaporkan transaksi penjualan, dan untuk menyelengarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dan transaksi penjualan tersebut yang diperlukan guna memudahkan pengendalian penjualan perusahaan.
2.4.1. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.
2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.
3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.
Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.
2.4.2. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain:
1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
2.5. Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.
2.5.1. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.
4. Mendorong efisiensi.
5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.
2.5.2. Unsure-unsur pengendalian intern
Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.
2.6. Flowchart
Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.
Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.
Berikut ini flowchart sistem akuntansi penjualan kredit, dapat dilihat pada gambar 2.1 Sistem Penjualan Kredit, 2.2 Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan), 2.3 Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan), dibawah ini :
Gambar 2.1 Flow Chart Penjualan Kredit
Gambar 2.2 Flow Chart Penjualan Kredit (lanjutan)
Gambar 2.3 Flow Chart Penjualan Kredit (lanjutan)
Keterangan gambar :
1. Bagian Order Penjualan
a. Menerima order dari pelanggan.
b. Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat surat order pengiriman dan faktur.
c. Mendistribusikan durat order pengiriman lembar pertama dikirim ke bagian gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim kebagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 daarsipkan sementara menurut tanggal.
d. Menerima surat order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanen menurut abjad.
e. Menerima surat order pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
f. Surat order pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian penagihan.
2. Bagian Kredit
a. Berdasarkan surat order pengiriman lembar7 dari bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.
b. Memberikan otorisasi kredit.
c. Surat order pengiriman lembar 7 dikembalikan kebagian order penjualan.
3. Bagian Gudang
a. Berdasarkan surat order pengiriman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
b. Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
c. Berdasarkan surat order pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
d. Bersama dengan barang, surat order pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
a. Surat order pengiriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta surat order pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
b. Menempel surat order pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
c. Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
d. Mengembalikan surat order pengiriman lembar 1, 2 ke bagian order pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
e. Surat order pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
5. Bagian Penagihan
a. Menurut faktur berdasarkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order penjualan.
b. Mengirim faktur lembar 1 ke pelanggan.
c. Mengirim faktur 2 bersama surat order pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
d. Mengirim faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
e. Mengirim faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
f. Mengirim faktur lembar 5 ke wiraniaga.
6. Bagian Piutang
a. Faktur yang diterima dari bagian penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
b. Faktur dan surat order pengiriman lembar 1 dan surat muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.
7. Bagian Kartu Persediaan
a. Berdasarkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.
b. Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.
c. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
d. Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
8. Bagian Jurnal
a. Rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.
b. Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
